火锅店应该选择适合的采购形式

采购是火锅店加盟店经营上的必经之路。按照餐饮业的经营规律,火锅店加盟店的成本大约占营业额的三分之一左右,餐饮原材料的采购是整个餐饮店经营实践的第一步,是餐饮成本控制的第一个环节,采购假如“一招不慎”,整个火锅店加盟店的经营就会陷入尴尬境地。

火锅店采购

因此说,餐饮成败的三分之一来自采购。要做好采购,首先要选择适合的采购形式,而选择何种餐饮采购形式,是由火锅店采购的数量、时间、频率、采购物品要求共同决定的。合理的采购可以为餐饮节约成本,缩短劳动时间,减少浪费和降低从业人员的劳动强度。

火锅店采购一般分为以下四种形式:

(一)报价采购

报价采购是指火锅店加盟店采购者拟购置货品时,先寻找理想供应商或货源,再向其询价寄出征购函,请其寄上报价单或正式报价,这种方式的采购称报价采购。通常卖方所寄发的报价单,其内容包括:品名、数量、单位、价格、交易条件、有效期间,有时卖方为求取火锅店加盟店的信任,会主动提出信用调查资料供参考,有时也会寄上“样品”“目录”及“说明书”,假如报价内容火锅店加盟店完全同意,此项报价采购合同即算成立。

报价采购又包括四种形式:

1.确定报价

确定报价是指在某特定期限内才有效的报价。换句话说,此种报价是指在有效期内,卖方所提价格为火锅店加盟店所接受,此种交易行为即告成立;若是逾期对方不寄发接受通知,此买卖交易行为即不存在;若火锅店加盟店在接受此报价时,尚附有条件者,则原有“确定报价”即告失效,可是却成为一种新的要约。

2.条件式报价

所谓条件式报价,是指厂商在报价给火锅店加盟店时附有其他条件,由于条件内容不一,因而其形态非常复杂。

(1)无承诺的报价:此类报价一般仅可作为参考,卖方是按当天市价报价,若遇物价波动,卖方得自行调整其价格,因此这种报价寄发时,务必声明:“本报价不受承诺的约束”,或“本报价价格按市价而增减”,或“价格随时在合适的时候变更,无需通知”。

(2)卖方确认的报价:此类报价必须经卖方确认后才算生效,此类报价较无承诺的报价好,它对火锅店加盟店表达出交易的诚意,又可防范风险。不过若遇特殊情况,卖方可说明缘由而取消确认。

(3)可以先销售的报价:这种报价对卖方较有利,即卖方以一批货同时向两家以上客户报价,假如其中有人接受此报价,则后到接受者,对已售货品的购买资格即自动失效。

(4)火锅店加盟店同意后的报价:此类报价又称许可退货的报价,即火锅店加盟店须看到货品满意后才成立的报价方式,这种报价对卖方极不利,所以甚少为人所采用。

3.还报价

所谓“还报价”其实是一种讨价还价的方式。它是指火锅店加盟店对卖方报价单所提交易条件、产品品质规格、付款方式均甚满意,唯嫌价格太高,要求对方减价。还报价必须卖方接受后交易行为才告成立,如卖方不同意减价,则交易仍无法成立。

4.更新报价

更新报价是指报价有效期已过,以同样交易条件重新再报价。

(二)招标采购

所谓“招标”又称“公开竞标”,它是现行采购办法常见的一种。这是一种按规定的条件,由卖方投报价格,并择期公开当众开标,公开比价,以符合规定的低价者得标的一种买卖契约行为。此类型的采购具有自由公平竞争的优点,可以使火锅店加盟店以合理的价格购得理想物料,并可杜绝徇私、防止弊端,不过手续较费时,关于紧急采购与特殊规格的货物无法适用。公开招标采购必须按照规定作业程序来进行,一般而言,招标采购的流程可分下列四大步骤,即发标、开标、决标、签订合约四阶段。

1.发标:发标之前,须对采购物品的内容,依其名称、规格、数量及条件等详加审查,若认为没有缺失或疑问,则开始制发标单、刊登公告并准备发售标单。

2.开标:开标之前,须先做好事前准备工作,如准备开标场地、出售标单,接着再将厂商所投的标启封,审查厂商资格,若没问题再予以开标。

3.决标:开标之后,须对报价单所列各项规格、条款详加审查,确定其是否合乎规定,再举行决标会议公布决标单并发出通知。

4.签订合约:决标通知一经发出,此项买卖即告成立,再依招标规定办理书面合约的签订工作,合约一经签署,招标采购即告完成。

(三)议价采购

议价采购是针对某项采购物品、品牌物料,火锅店加盟店以公开方式与厂商或代理商个别进行洽购并议定价格的一种采购办法。由于价格的拟定是在双方磋商后订定,故此项采购方式又称为双方议价法。议价时须详审代理商与原厂商的代理契约关系,若是涉及到规格、品质、交货期、价格等条款的修订与变更,必须要求代理商提出原厂的承诺文件再作决定。议价采购的步骤主要包括:

1.审查报价单

审查厂商寄来的报价单,通常必须注意下列几点:

(1)品名、规格、质量是否符合需求?

(2)报价是否确定,有无附带不真的价格条款?

(3)付款条件、报价有效期是否合理?

(4)交货期与交货方式是否合乎要求?

(5)是否附有特别条款,如索赔、违约罚款、不可抗力等因素,其内容是否合理?

2.订期议价及签约

火锅店加盟店接到卖方寄来报价单后,经过审查后若认为合理,即可由火锅店加盟店择期议价,关于大宗特殊设备有时需要历经多次洽商,分析每项条款后,才可以决定,再由买卖双方正式签署合约。议价采购适于火锅店加盟店紧急采购,它可及时取得迫切需要的物品。议价采购较其他采购方式更易获取适宜的价格。关于要求特殊规格的采购品,议价采购适宜,且能确保采购质量。议价采购可选择理想供应商,以提高服务质量与交货安全,有利于政策性或互惠条件的运用。

可是议价采购是以不公开方式进行磋商议价,容易给火锅店采购人员造成舞弊机会。秘密议价违反企业公平、自由竞争的原则,易造成价格垄断。独家议价易造成厂商哄抬价格的弊端。

(四)现估价采购

买卖双方当面估价的采购方式,其办法是自数家供应商取得估价单,接着双方面洽商其中的内容,一直到双方认为满意时才签订买卖合约。此种方式因有质量、服务及交货期等问题,因此火锅店加盟店不一定向价格便宜的供应商采购,但一般都已经事先做好品质调查,认为没有问题的供应商才向其索取估价单,因此假如交货期及服务等没有问题时,大部分都向价格较便宜的供应商订购。因为收集各供应商的估价单在一起比价的关系,因此是仅次于投标方式可获得单价便宜的方式。尤其在不景气时,想要在同业间的竞争中取胜,此方式在价格上就会有很大优势。可以省略供应商的估价手续及为了估价所需种种资料的准备,手续上比其他方式简单,各种费用也可以减少。

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